Datenschutzerklärung

Wir nutzen Systeme zur strukturierten Verwaltung
und Dokumentation von Kontakten
(z. B. CRM-Systeme, Automatisierungsplattformen).

Dabei können folgende Daten verarbeitet werden:

• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer (sofern angegeben)
• Kommunikationsinhalte
• Zeitpunkte von Interaktionen
• Statusinformationen
• Segmentierungsmerkmale
• interne Notizen (prozessbezogen)

Zweck der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt zur:

• strukturierten Betreuung
• individuellen Kommunikation
• internen Dokumentation
• Nachverfolgung von Anfragen
• Organisation von Folgeprozessen
• Verbesserung unserer Abläufe

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Basis von:

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
(Einwilligung – z. B. bei Formularen, Newsletter)

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
(Vertrag / vorvertragliche Maßnahmen)

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
(berechtigtes Interesse an effizienter Kommunikation
und Systemorganisation)

Automatisierte Prozesse

Im Rahmen unseres Systems
können automatisierte Abläufe genutzt werden, z. B.:

• Erinnerungen
• Follow-up-Sequenzen
• Statusänderungen
• interne Benachrichtigungen

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung
mit rechtlicher Wirkung statt.

Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert,
wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist
oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Weitergabe an Dritte

Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht,
außer:

• gesetzliche Verpflichtung
• technische Dienstleister im Auftrag
(Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO)

Eingesetzte Systeme & Dienstleister

E-Mail- & Kommunikationssystem (Brevo)

Für den Versand von E-Mails, Newslettern
und systemischer Kommunikation
nutzen wir den Dienst:

Brevo (ehemals Sendinblue)
Anbieter: Sendinblue GmbH
Deutschland / EU

Verarbeitete Daten können sein:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Zeitpunkte von Anmeldungen
• Öffnungs- & Klickverhalten
• Interaktionsdaten

Zweck:

• Versand von Informationen
• Systemkommunikation
• Follow-ups
• Segmentierung

Rechtsgrundlage:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)

Brevo verarbeitet Daten ausschließlich
in unserem Auftrag
auf Basis eines Auftragsverarbeitungsvertrags
gemäß Art. 28 DSGVO.

Automatisierungsplattform (Make)

Für Prozessautomatisierung
nutzen wir die Plattform:

Make (ehemals Integromat)
Anbieter: Celonis SE
EU

Make verbindet unsere Systeme, z. B.:

• Website
• Formulare
• CRM
• E-Mail-Systeme

Dabei werden Daten technisch verarbeitet,
aber nicht eigenständig gespeichert.

Zweck:

• Prozesssteuerung
• Statusänderungen
• Weiterleitung von Informationen
• Systemlogik

Rechtsgrundlage:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

CRM-System (Eigenentwicklung)

Wir nutzen ein eigens entwickeltes CRM-System
zur strukturierten Verwaltung von Kontakten
und Kommunikationsverläufen.

Verarbeitete Daten:

• Stammdaten
• Kommunikationshistorie
• Statusinformationen
• Segmentierungsdaten
• interne Prozessnotizen

Zweck:

• Betreuung
• Nachverfolgung
• Systemorganisation
• Qualitätssicherung

Es erfolgt:

❌ keine automatisierte Entscheidungsfindung
❌ kein Profiling mit rechtlicher Wirkung

Hosting

Unsere Website wird gehostet bei:

[Hosting-Anbieter eintragen]

Der Hosting-Anbieter verarbeitet:

• IP-Adresse
• Zugriffsdaten
• Server-Logs

Zweck:

• Betrieb der Website
• Sicherheit
• Fehleranalyse

Content Delivery & Sicherheit (Cloudflare)

Wir nutzen Cloudflare
zur Absicherung und Performance-Optimierung.

Cloudflare verarbeitet:

• IP-Adressen
• Zugriffsmetadaten
• Sicherheitsdaten

Zweck:

• DDoS-Schutz
• Ladezeiten
• Sicherheit

Cloudflare handelt
auf Basis von Standardvertragsklauseln
gemäß DSGVO.

Zukünftige Systeme

Im Zuge der Weiterentwicklung
können weitere Systeme integriert werden, z. B.:

• Analyse-Tools
• App-Systeme
• Terminbuchung
• Mitgliederbereiche

Diese Datenschutzerklärung
wird entsprechend aktualisiert.